ASSİST Otel Yönetim Sistemi

Assist, gerek özellik gerek fiyat bakımından, küçük ve orta büyüklükteki tesislerin ihtiyaçlarını karşılayacak modüllere sahip Windows altında çalışan bir Otel Yönetim Sistemidir.

Tesislerin ihtiyaçları, genel çalışma koşulları ve sık personel değişimleri göz önüne alınarak geliştirilmiştir. Bu doğrultuda, hem programın işlevselliği hem de kolay kullanımı hedeflenerek Windows işletim sisteminin kullanıcılara getirdiği bütün kolaylıklar programa yansıtılmıştır.

Assist, 1997 yılından beri beğeniyle kullanılmakta olan Assist Otel Yönetim Programının, geliştirilmiş “Grafiksel Oda Önerme Sistemine” sahip, güçlü Microsoft® SQL Server veritabanı üzerinde çalışan versiyonudur.

ASSİST Otel Yönetim Sistemi Programının Modülleri

Ön Büro Modülü

Cari Modülü

Stok Modülü

Santral Modülü

Kimlik Bildirim Sistemi

Assist Otel Yönetim Sistemi şimdi 20 gün boyunca deneyin

Ön Büro Modülü

  • Grafiksel oda önerme sistemi
  • VIP Lsitesi
  • Notlar
  • Rezervasyon
  • Kirli/temiz oda
  • Yerel Saatler
  • Kontenjan
  • Fatura Basım
  • Günlük Döviz Kurları
  • Check-in
  • Ön Büro Raporları
  • Barkodlu Satış Noktası Uygulaması
  • Check-out
  • Forecast Raporları
  • Harcama Tanımları
  • Tadilat/Arıza
  • Kasa Raporu
  • Departman Tanımları
  • Misafir Harcamaları Girişi
  • Maliye Listesi
  • Detaylı Kullanıcı Yetkilendirme
  • Misafir Kısmi Ödemeleri Girişi
  • Ülke Bazında Geceleme Raporu
  • Yedekleme
  • Misafir Kimlik Bilgileri Girişi
  • Kayıt(Registration) Formu
  • Reseliva Entegrasyonu
  • Kara Liste
  • İstatiksel Grafikler
  • Toplu Mail Gönderim Servisi
  • Jandarma KBS Tesis 2 E-Devlet'e Otomatik Kimlik Kaydı
  • Polis KBS.EGM.GOV.TR'ye Otomatik Kimlik Kaydı
  • 5651 İnternet Erişim Kayıtları Loglama
  • Webcam, Scanner'dan Fotoğraf Kaydetme

Cari Modülü

  • Ön Büro Modülü İle Entegre Çalışma
  • Management Raporları
  • Bakiye Listeleri
  • Cari Hesap Kartı Tanımları
  • Cari Hesap Listesi
  • Devir İşlemleri
  • Cari İşlemler
  • Cari Hareket Listeleri

Stok Modülü

  • Ön Büro Modülü İle Entegre Çalışma
  • Stok Listesi
  • Kritik Stok Mitkarı Tanımları
  • Barkodlu Satış Noktası Uygulaması
  • Stok Hareketleri
  • Reçete Tanımları
  • Departman Bazında Stok Takibi
  • Stok Hareket Raporu
  • Reçete Hammadelerinin Stoktan Otomatik Eksiltilmesi
  • Malzeme Tanımları
  • Maliyet Analizi Raporu

Santral Modülü

  • Ön Büro Modülü İle Entegre Çalışma
  • Odalardan yapılan telefon görüşmelerinin ücretlerinin ilgili müşterinin folyosuna yazılması
  • Oda telefonlarından kod tuşlanarak da, oda temizlendi bilgisinin sisteme giirilebilmesi
  • Kontör veya görüşme süresine göre ücretlendirebilme
  • Özel servis sağlayacılıarın fiyat teriifeleriyle uyum
  • Harici Buffer kullanabilme
  • Personel telefon görüşmelerini de raporlayabilme
  • Personel özel görüşmelerinin tahsil edilebilme imkanı
  • FCT, VOIP ücretlendirmeleri
  • Phone Tracker v6.0 standart sürümünün diğer tüm özellikleri

Öne Çıkan Özellikleri

Grafiksel Oda Önerme Sistemi

Rezervasyon ve Check In ekranlarında bulunan grafiklerin, odaların özelliklerini ve otuz günlük zaman dilimi içersindeki durumlarını göstermenin yanı sıra asıl görevleri, kullanıcıya oda önermektir. Grafik iki ayrı metodla oda önerebilir;

Rezervasyon/Check In tarih aralığına göre : Otelin yoğun olan dönemlerinde kullanılabilecek bir metoddur. Geliş ve ayrılış tarihinin belirtilmesinden sonra grafik, belirtilen tarih aralığındaki boş ve dolu odaları bulur, yoğunluk durumlarını inceler ve en uygun boşluğa sahip odayı önerir. Grafiğin önerdiği odaların seçilmesiyle de, üç günlük bir Rezervasyon/Check In için on günlük bir boşluğun harcanması örneği ve benzeri durumlar ortadan kalkar, oda değişimleri minimum seviyeye iner. Özellikle rezervasyon ve doluluk oranının yüksek olduğu dönemlerde, grafiğin önermeleri doğrultusunda işlemleri yürütmekle, odalar mümkün olan en yüksek verimde kullanılmış ve oda değişimleri asgari düzeye indirilmiş olur.

Kullanım yoğunluğuna göre : Otelin yoğun olmayan dönemlerinde kullanılabilecek bir metoddur. Bu metodda grafik, odaların geçmiş dönemlerdeki kullanım oranlarını baz alarak, daha az kullanılan odaları önerir. Bu sayede, odaların kullanım ve eskime oranları mümkün olduğunca eşitlenir. Odalar için ileride ihtiyaç duyulacak tamir, tadilat, eşya yenileme zamanları eşitlenerek uzar, parasal olarak tasarruf sağlanır.

Grafiksel Oda Önerme Sistemi

Müşterilerine Internet paylaşımı yapan tesisler, loglama sistemi kurmadıklarında, uygulamada olan yasa gereği ağır cezai yaptırımlara maruz kalabilirler. Ayrıca, müşterinin Internet ortamında işlediği suçun doğuracağı hukuki süreç ve cezalarla, suçu sanki kendi işlemiş gibi sorumlu tutulabilirler. Bu yüzden loglama sisteminin tesis edilmesi çok büyük önem taşır.

Assist’e kaydettiğiniz misafirler, cihazlarından T.C. kimlik veya pasaport numaralarını girerek Internet’e erişebilir, modem ile birlikte ücretsiz gelen loglama yazılımı ise 5651 numaralı yasaya uygun olarak tüm erişim kayıtlarınızı tutabilir ve kişilerin T.C kimlik veya pasaport numaralarıyla ilişkilendirerek imzalayabilir.

Bir otel programına bağlı çalışmayan, sadece Mernis üzerinden T.C. kimlik no doğrulaması yaptırarak Internet erişimine izin veren klasik sistemler suistimale çok açıktır. Assist’te ise, konaklıyor görünmeyen veya çıkışı yapılmış misafirler Internet’e erişemez. Ayrıca, otel personelinin sürekli kullanımı için sabit kodlarını da Assist’ te tanımlayabilirsiniz.

Misafirinizin Internet’e erişimini sağlamak için sadece Assist’e kimlik kaydını yapmanız ya da Internet erişimini sonlandırmak için sadece Assist’ten çıkış işlemi yapmanız yeterlidir.

Notlar:
1) Eğer Assist’in loglama özelliği de kullanılacaksa, programın kurulacağı pc Windows 10 işletim sistemi olmalıdır.

2) Eğer işletmede mevcut Access Point’ler varsa, Wpa Enterprise/Radius desteği olduğu kontrol edilmelidir.

POLİS Bölgesi HTTPS://KBS.EGM.GOV.TR Sitesiyle Uyumlu

Bu özellik sayesinde, misafirlerinizin giriş/çıkış bildirimlerini https://kbs.egm.gov.tr sitesine giderek ayrıca yapmanıza gerek kalmaz.

O anki iş yoğunluğunuz nedeniyle, kbs.egm.gov.tr sitesine anında bildiremeyecek olmanız ya da bildirmeyi unuttuğunuz misafirlerden kaynaklanabilecek muhtemel cezai durumlar ortadan kalkar.

JANDARMA Bölgesi KBS Tesis 2 Sistemiyle Entegre

Bu özellik sayesinde, misafirlerinizin giriş/çıkış bildirimlerini e-devlet sitesine girmenize gerek kalmadan programdan kolayca yapabilirsiniz.

O anki iş yoğunluğunuz nedeniyle, e-devlet sitesine anında bildiremeyecek olmanız ya da bildirmeyi unuttuğunuz misafirlerden kaynaklanabilecek muhtemel cezai durumlar ortadan kalkar.

Reseliva Kanal Yöneticisi İle Entegre

Reseliva kanal yöneticisi, odalarınızı tüm online satış kanallarında kolay hızlı ve sorunsuz satmanızı sağlayan, internet üzerinde çalışan bir uygulamadır ve Assist, Reseliva ile entegre çalışmaktadır.
Üstelik sektörün önde gelen kanal yöneticilerinden Reseliva, kanal yöneticisi ve rezervasyon motoru hizmetlerini “2 ay ücretsiz” olarak Assist kullanıcılarının beğenisine sunuyor.

“Reseliva” Nivera Bilgi Teknolojilerinin Ticari markasıdır.”

Diğer Programlardan Farkları Nelerdir?

Assist, birçok faydalı fonksiyona sahip özgün bir yazılımdır. En önemli farklarından biri, program yapısı ve programcılık mantığındadır.

Birbirinden türemiş çoğu otel programında, birer artı özellikmiş gibi sunulan, kimilerince de otel programı standardı gibi algılanan bir kısım teknik işlemler, aslında o programların kendi mantıklarının zorunlu kıldığı, uygulamada sıkıntı yaratan ve kullanıcılara ekstra yükler getiren işlemlerdir.

Aşağıda, bu işlemlerden bazıları ve Assist ile sunulan çözümler anlatılmıştır.

Night Audit
Assist’ de tüm departmanların gelirleri anlık olarak takip edilebilir. Departmanların tüm cari hareketleri, herhangi bir sonlandırmaya (gün kapama) ya da iş akışını durdurmaya gerek olmadan, günün her anında detay ve toplam olarak görülebilir. İhtiyaç duyulan tüm raporlar, gerçek zamanlı bilgileri içeren biçimde, günün her anında alınabilir.

Room Posting
Assist her gün sonunda, dolu odaların kredi türünde görünecek olan konaklama ücretlerini, otomatik olarak oda hesaplarına yazar. Bu işlem için özel birşey yapmaya gerek yoktur. Gece 00:00’ dan sonra herhangi bir zamanda, foliolara ya da cari raporlara girildiğinde, o günün kredileri işlenmiş olarak görünür (gece 00:00’ dan sonra foliolara veya cari raporlara girmek ya da programın açık olması gibi bir koşul yoktur).

Folio Balans
Assist’ de, aslında dolu olmayan(ya da varolmayan) bir odaya harcama / ödeme girmek ve buna benzer kullanıcı hatalarının yapılmasına imkan yoktur. Program, zorunlu bilgi girişi gerektiren alanların tümüne doğru bilgi girmeden kullanıcının işlemi bitirmesine izin vermez. Kullanıcı, programın çalışma mantığına ters düşebilecek hiçbir hata yapamaz. Bunun dışında, kullanıcının yapabileceği tüm hatalar herhangi bir zamanda düzeltilebilir veya hatalı girişler iptal* edilebilir.

*Program, değiştirilmiş ya da silinmiş cari hareketleri saklar. Bu tür hareketleri yetkili kullanıcılar görebilir.

Gün Kapama / Gün Açma / Dönem Sonu Devri / Yıl Sonu Devri
Assist bu tür işlemlere gerek duymaz. Departmanların tüm hareketleri, gün kapama işlemine gerek olmadan, günün her anında gerçek zamanlı biçimde detay ve toplam olarak görülebilir. O günün hareketlerini işlemek veya görmek için gün kapama / açmaya ihtiyaç yoktur. Geçmişe ait tüm hareketler (değiştirilmiş ya da silinmiş hareketlerde dahil) detaylarıyla birlikte her zaman görülebilir, istenen herhangi bir zamanda değişiklikler yapılabilir.

Bazı programlarda “Dönem Sonu Devri / Yıl Sonu Devri” olarak isimlendirilen ve belki de servis ücreti ödeyerek yaptırmanız gerekecek herhangi bir işleme Assist ihtiyaç duymaz.

Eğitim ve Adaptasyon
Personel değişimleri, işlerin aksamasına ve ilave eğitim/yazılım masraflarına neden olabilir. Bazen, mevcut yazılım tümden çöpe atılır ve işe yeni giren personelin bildiği program satın alınır. Böyle olmasının genellikle ana sebebi, mevcut yazılımın öğrenilmesi/adaptasyonu için uzun zaman gerekmesi ve bu iş için ayrılması gereken eğitim maliyetleridir.

Assist, konaklama sektörüyle hiç ilgisi olmayanların bile kolayca anlayabileceği duru bir mantıkla geliştirilmiştir. Program, gereksiz terim ve kavram karmaşalarıyla boğulmamıştır. Bu yüzden öğrenilmesi ve adapte olunması çok kolaydır.

Assist, çok detaylı ve özenle hazırlanmış bir kullanım kılavuzuna sahiptir. Programın her ekranında, o ekranla ilgili yardıma F1 tuşuyla ulaşabilirsiniz. Ayrıca, Youtube üzerindeki eğitim videolarına, ihtiyaç duyan herkes kolayca ulaşabilir. Eğitim videolarını izlemek için lütfen tıklayın.

Bulut tabanlı sistemlerden farkı nedir?
Internet’e bağlı herhangi bir yerden ve cihazdan kullanılabilen bulut programlar esneklik olarak cazip görünebilir, ilk başta.

Fakat bu sistemler, sizin iradeniz dışında gelişebilecek ve asla sizin çözemeyeceğiniz sorunlara gebedir. Bunlara; doğal afet ya da kazalar neticesinde doğabilecek Internet altyapı problemleri, terör ve toplumsal olaylarda yavaşlayan Internet, siber saldırılar neticesinde sunucuların çökmesi veya program hizmeti aldığınız firmanın serverlarında meydana gelebilecek teknik sorunlar… gibi örnekler verilebilir.

Assist’i kullanmak için Internet bağlantısına ihtiyaç duymazsınız ve karşılaşabileceğiniz tüm sorunları ya kendiniz ya da biz çözebiliriz.

Tüm verileriniz kendi sisteminizde ve kontrolünüzdedir. Dolayısıyla, ticari sırlarınız ve müşteri bilgileriniz hiçbir yerde olamayacağı kadar güvendedir.

Android işletim sistemleri dahil, bir çok platformda çalışan ve bazıları ücretsiz sunulan uzak bağlantı programları (ki bunlara TeamViewer, Ammyy ya da Alpemix örnek verilebilir) bulut sistemlerin sağladığı esnekliği, risksiz ve zahmetsizce sağlayabilirler.

Assist Otel Yönetim Sistemi